1. 法律架構與企業合規基礎
在跨境電子商務營運中，個人資料保護係屬企業風險控管之核心。Extreme Union Company Limited 作為數據保護責任主體，必須確保所有數據處理活動均符合最高法律標準。旨在落實透明化管理並降低法律合規風險。
合規法律依據與適用範圍：
• 適用範圍： 凡透過本公司官方網站（www.extreme-union.com）進行網頁瀏覽、使用互動服務或採購產品之所有個資處理行為，均受本手冊規範。
• 數據最小化與必要性原則 (Strictly Necessary Principle)：
◦ 內部指令： 全體員工必須嚴格遵守數據最小化原則，僅限於達成特定營運目的之必要範圍內蒐集個資。
◦ 風險控制價值： 若能透過匿名化數據或特定識別手段（如應執法機關要求之識別）達成目的，應禁止蒐集一般性個資。此舉能有效縮減企業在遭遇數據外洩事件時的「曝險面積」(Liable Surface Area)，降低潛在法律賠償責任。
確保法律合規不僅是防禦性的風險管理，更是建立品牌長期信任度的戰略資產。
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2. 數據治理架構：控制者與處理者的責任界定
明確界定數據處理角色是落實法律責任歸屬的前提。內部管理必須清晰區分「決策權限」與「執行範疇」，以確保在發生數據爭議時能迅速判定法律責任位階。
Extreme Union 組織角色對比表：
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角色身分
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實體對象
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內部管理指令與決策權限
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共同數據控制者 (Joint Data Controllers)
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Extreme Union Company Limited
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負責產品購買商業交易之管理、執行與完成。決定數據處理之目的、方法及安全防護標準。
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首席數據處理者 (Chief Data Processors)
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經選任之第三方專業夥伴
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選任標準： 必須具備足夠專業經驗、合規能力及可靠性。負責管理與網站服務提供及產品銷售直接相關之特定流程。
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法律責任位階分析：
1. 銷售執行階段： 在處理產品購買相關事務時，Extreme Union Company Limited具備共同控制者地位。
2. 非銷售功能階段： 針對物流遞送、退換貨授權管理 (RMA) 以及非關購買產品之行銷郵件發送，Extreme Union Company Limited具備單獨法律責任位階，應獨立對數據處理之合規性負責。
內部人員在選任處理者時，必須將「數據保護合規紀錄」納入廠商評鑑基準，確保治理架構之嚴密性。
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3. 訂單處理與商業交易之 SOP
商業交易數據係營運核心。本 SOP 旨在確保於契約履行（Contractual Necessity）與隱私保護之間達成動態平衡。
標準化處理流程：
1. 必填數據之硬性限制：
◦ 網站後端系統必須設定強制作業，凡標註星號 (*) 之必填資訊若未完整填寫，應攔截訂單提交。
◦ 必填清單： 姓名、E-mail、郵寄地址、付款明細（信用卡/銀行資訊）、聯絡電話。
2. 多媒介處理規範：
◦ 數據主要以電子格式處理。
◦ 內部指令： 為防範欺詐（Fraud Prevention）等特定風險，必要時允許使用紙本格式處理個資。紙本文件之存檔與銷毀必須遵循內部實體安全管控程序。
3. 拒絕提供之法律後果： 若用戶拒絕提供星號資訊，人員應明確告知將導致契約無法履行（無法結帳或開立發票），此為履行法令義務之必要結果。
4. 數據準確性維護： 凡接獲用戶要求更新資料，相關部門必須確保於法定時效內完成系統同步。用戶聯繫窗口統一為：info@extreme-union.com。
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4. 行銷授權與第三方支付揭露規範
針對行銷活動與第三方協作，必須落實「告知後同意」之原則，確保存取透明度。
• 第三方服務商法律地位： 如 Global Collect 等電子支付服務商，應被視為獨立數據接收者。其獲取個資僅限於執行支付之特定目的，且受法律嚴格限制。
• 行銷授權 (Marketing Opt-in)： 針對廣告發送、市場調查或商業通訊，必須取得用戶明確同意。用戶擁有絕對反對權 (Right to Oppose)，且該權利行使不受任何契約履行之限制。
[!WARNING] 第三方連結風險提示 (免責聲明) RICCI INTERNATIONAL Srl 對網站內指向之外部第三方網站不具備控制權。本手冊及隱私政策不適用於外部網站。內部客服人員於引導用戶至外部連結時，應提醒用戶自行查閱該站之隱私聲明，本公司對第三方之個資處理行為不承擔連帶責任。
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5. 跨境數據傳輸與國際傳輸規範
在全球電子商務環境下，將數據傳輸至非歐盟 (Non-EU) 國家面臨極高法律挑戰。
跨境傳輸指令：
1. 原則禁止： 嚴格禁止向不具備充足隱私保護水平之非歐盟國家傳移個資。
2. 合規例外： 若因業務目的必須傳遞數據至上述國家，法務部門必須與接收方簽署包含標準契約條款 (Standard Contractual Clauses, SCCs) 的特定保護合約。
3. 補充協議要求： 所有跨境合作協議必須包含明確的個資保護條款，以確保傳輸行為符合義大利 Code 與歐盟法規之要求。
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6. 數據主體權利行使流程
保障用戶數據控制權係合規之核心價值。全體員工應確保用戶能順暢行使以下權利：
• 資訊獲取與透明權： 用戶有權查詢其個資是否存在，並獲取數據來源、處理目的及處理者身分。
• 修正權： 用戶可要求更新、更正或整合其個人資料。
• 刪除與匿名化權： 針對違法處理或已無保留必要之數據，人員應依要求執行刪除或匿名化作業。
• 反對權： 針對基於合法理由之處理或用於行銷/廣告之處理，用戶擁有無條件反對之權利。
作業窗口與時效： 內部人員接獲權利請求後，應立即轉發至 info@extreme-union.com。合規官將監督該請求是否於法定期限內獲得妥適回應，以防止潛在行政申訴。
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7. 安全防護措施與風險控制
技術與組織安全措施係防止數據毀損或未經授權存取之最終防禦線。
• 企業端防禦指令：
◦ 資訊部門必須採取適當技術措施，極小化數據丟失、偶然毀損或非法入侵之風險。
◦ 定期進行系統漏洞掃描與存取權限審查。
• 用戶端安全宣導： 於網站介面建議用戶安裝防毒軟體、更新防火牆及垃圾郵件過濾器。
• 風險揭露與不可抗力：
◦ 應明確告知用戶，儘管公司已採取最高規格安全措施，但鑑於網路傳輸之技術局限性，無法百分之百保證絕對排除未經授權之訪問。
修訂與更新： 本手冊與隱私政策將隨法律環境變動進行動態修訂。重大變更將於官網首頁公告，所有部門應定期檢核作業流程是否符合最新版本之規範。